ویژگی های اصلی یک مامور خرید موفق

ویژگی های اصلی یک مامور خرید موفق

به جرات می توان گفت که یکی از عوامل موفقیت یک شرکت یا سازمان، داشتن یک مامور خرید خوب است.

مدیریت خرید و تدارکات یکی از کارهای اصلی هر سازمان یا مجموعه ای برای رسیدن به هدف نهایی است و همه امور مرتبط با خريد کالا و خدمات مورد نياز براي تکمیل شدن تمام فرآيندهای آن مجموعه را در بر می گیرد.

از آنجایی که واحد خرید و تدارکات با همه بخش های شرکت در ارتباط است و از سوی دیگر، ارتباط شرکت با تامین کنندگان خارجی را برقرار می کند، به همین دلیل، آگاهی از وظایف و ویژگیهای اصلی مسئول خرید، از مسائل مهم یک سازمان است.

در این مقاله قصد داریم مهارت ها و ویژگی هایی که برای استخدام مامور خرید در یک سازمان،لازم است یا استراتژی هایی که یک مامور تدارکات در سازمان را به موفقیت نزدیک می کند، بررسی کنیم.

 

شرح وظایف مامور خرید  

اگر چه جزئیات وظایف یک مامور خرید در هر سازمانی متفاوت است، ولی در برخی موارد کلی مثلا شرح وظایف کارشناس خرید خارجی و داخلی که می تواند به شرح وظایف کارشناس بازرگانی داخلی نزدیک باشد، می‌توان مواردی را ذکر کرد.

البته، وظایف کلی مسئول خرید، معمولا در همه مجموعه ها مشترک است.

به طور کلی، مامور خرید و تدارکات، مسئولیت خرید به موقع کالا و خدمات یک سازمان یا شرکت و رفع نیازهای آن را به عهده دارد.

این فرد، مسئول تهیه منابع و کالاهای مورد نیاز یک سازمان است و وظیفه دارد با آگاهی از بهترین قیمت، بالاترین کیفیت و مناسب‌ترین خدمات پس از فروش، آن کالا و خدمات را تهیه کند.

توجه داشته باشید که وظیفه مامور خرید، چیزی بالاتر از پشت میز نشستن است. او باید روزانه و به صورت مداوم، به ارزیابی و شناخت موانع و مشکلات موجود در شرکت نیز بپردازد.

همچنین، ضروریست که برای اهداف و استراتژی های سازمان، برنامه ریزی‌هایی داشته باشد تا به نتیجه نهایی ختم شود.

اختیارات مامور خرید و حقوق مدیر تدارکات به نوع شرکتی که در آن مشغول فعالیت است، بستگی دارد. در بعضی از مجموعه ها، مسئول خرید، حتی امور نظارت و مدیریت سازمان را نیز به عهده دارد.

سوال‌هایی که یک مامور سازمانی باید از خود بپرسد این است که آیا از کالایی که انتخاب کرده است، اطمینان کافی دارد؟ آیا می‌تواند به اندازه کافی، اعتماد طرف مقابل را جلب کند و از حرف خود دفاع کند؟

پاسخ این سوال‌ها فقط در یک کلمه است: مهارت کسب و کار!

او باید کلیه قیمت‎های کالاها را بدست آورده و براساس کیفیت و کمیت، آنها را مقایسه کند، درباره خدمات پس از فروش هر کدام از آنها، بررسی و تحقیقات کافی را انجام دهد و در نهایت، مذاکره تعاملی و موثری را برقرار کند.

 

 

مراحل فعالیت یک مامور خرید موفق

مسئول خرید باید توانایی گفتگو و انتخاب بهترین فروشنده ها و تامین کنندگان کالا را داشته باشد، چرا که این مهارت، تاثیر مستقیمی بر هزینه‌های سازمان می گذارد.

به عنوان مثال، لازم است که مامور خرید و تدارکات یک مرکز درمانی و پزشکی، از توانایی ارزیابی و تحلیل کلیه کالاهای پزشکی برخوردار باشد و همچنین، در زمینه مقایسه این کالاها نیز، مهارت کافی را داشته باشد.

این توانایی و قابلیت ها، کمک می کند تا با کیفیت ترین و مناسب‎ترین خریدها و خدمات پس از فروش برای مجموعه، با موفقیت انجام شود.

مهارت ها و خصوصیات مامور خرید

در این بخش مهم ترین خصوصیات این فرد را بررسی می کنیم.

1) قدرت مذاکره

یکی از عواملی که در پروسه خرید اهمیت دارد، قدرت مذاکره است. عوامل مختلفی در ایجاد قدرت مذاکره نقش دارد که شامل موارد زیر است:

 

آگاهی و اطلاعات

مفهوم آگاهی و اطلاعات در این است که هرچه اطلاعات و منابع علمی بیشتری داشته باشیم، توانایی استدلال بهتری نیز داریم و راحت‎تر می‌توانیم طرف مذاکره را به چالش بکشیم.

نداشتن محدودیت زمانی

مسئول تدارکاتی که در مذاکره محدویت زمانی ندارد، قدرت بیشتری برای اتمام مذاکره دارد. درمقابل فردی که محدودیت زمانی دارد، مجبور می شود تا امتیاز‌‌هایی را برای پیروز شدن در مذاکره، واگذار کند.

مهارت مذاکره

مسئول خریدی که حرفه ای و ماهر باشد، توانایی آن را دارد که سمت و سوی جلسه را طوری هدایت کند که مذاکره را به سمت نتایج مطلوب، سوق دهد.

میزان هزینه

هر کدام از طرفین مذاکره برای پیشبرد مذاکره، متقابلاً هزینه خواهند کرد (هزینه زمانی و نیروی انسانی….) و هر کدام از طرفین هر چه قدر هزینه کمتری را متحمل شوند، در موقعیت بهتری قرار خواهند گرفت و با آرامش بهتری به مذاکره خود ادامه خواهند داد.

منابع کافی

مامور تدارکاتی که در مذاکره، از منابع کافی مانند منابع انسانی، مالی و منابع فنی برخوردار باشد، بهتر می‌تواند مذاکره کننده را متقاعد کند.

 

 

2) توانایی تحلیل

مامور خرید باید توانایی بررسی و تحلیل را داشته باشد تا بتواند منافع دو طرف مذاکره را تعیین کند. در واقع یک تحلیلگر خوب کسی است که جزئیات طرفین مذاکره را تحلیل کند، تا بتواند مسیر درست را برای خرید اثر گذار، مشخص کند.

 

 

3) آگاهی از کسب و کار از طریق خرید و فروش

هر فردی در زمینه کسب و کار خود، باید آگاهی های مشخصی را داشته باشد و بتواند به صورت روزانه، اطلاعات بازار را ارزیابی و یاداشت کند. (چه در سیر نزولی و چه صعودی).

در واقع مسئول خرید باید تسلط کافی به دانش تجارت کسب و کار را داشته باشد.

برای مثال، مامور خرید یک بیمارستان، باید آگاهی کافی را در مورد تجهیزات پزشکی داشته باشد.

 

4) ارتباط با تامین کننده

در نهایت، عمل خرید باعث ایجاد ارتباط بین شرکت و تامین کننده می‌شود و در پیشرفت فعالیت مجموعه، تاثیر بسزایی دارد.

به عنوان مثال تحویل سریع کالا از سوی تامین کننده، اعتبار خوبی را چه برای مامور خرید و چه برای تامین کننده، ایجاد می کند.

در پایان توجه کنید که نام دیگر مسئول خرید، می تواند همان شغل کارشناس تدارکات و پشتیبانی نیز باشد و حتی در بسیاری از موارد، شرح وظایف کارپرداز نیز در همین گروه طبقه بندی می شود. بنابراین، دانستن جزئیات این شغل در هر مجموعه، از ابتدایی ترین گام های آشنایی با وظایف تعیین شده این مامور سازمانی است.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *